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COMO REALIZAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA
CONCILIACIÓN BANCARIA CON EXCEL
QUE ES Y COMO SE EFECTÚA UN ARQUEO DE CAJA
COMO REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA SEGÚN SISTEMA TPV
CAJA CHICA Y BANCOS
CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES
EL EFECTIVO:
El efectivo constituye un recurso que puede ser utilizado para varios fines generalmente; está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista y deposito a plazos.
El efectivo se puede definir como aquellas partidas que están compuestas de las monedas de curso legal o forzoso, los cheques o talones, los giros bancarios, los giros postales y los depósitos a la vista en los bancos comerciales.
IMPORTANCIA DEL EFECTIVO.
El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; además de que representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo normalmente representa una pequeña porción del activo total, ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo debido a que éste es imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma, básico para su crecimiento.
El valor real del dinero queda determinado por su poder adquisitivo, que a su vez depende del nivel general de precios. Según la teoría cuantitativa del dinero, los precios se determinan, en gran parte o en su totalidad, por el volumen de dinero en circulación.
Sin embargo, la evidencia empírica demuestra que a la hora de determinar el nivel general de precios es igualmente importante la velocidad de circulación del dinero y el volumen de producción de bienes y servicios. El volumen y la velocidad de circulación de los depósitos bancarios también son relevantes.
FUENTES A TRAVÉS DE LAS CUALES LA EMPRESA PUEDE CAPTAR EFECTIVO.
1. En cuentas por Cobras (abonos a cuentas por cobrar).
2. Ventas de mercancías en efectivo.
3. Reembolsos de préstamos, personal y Liquidación Gastos de Viajes.
4. Ventas de activos
5. Ventas varios materiales, desperdicios, etc.
6. Ingresos varios por rentas.
7. Préstamos a corto y largo plazo.
8. Aumento de Capital.
MÉTODOS DE RECEPCIÓN DE EFECTIVO.
Se refiere a las diferentes formas de cómo la empresa puede recibir el efectivo, las más comunes son:
a) Por correo (no común)
b) Pagos en Ventanilla.
c) Por ventas de mostrador (Ventas de contado).
d) Mediante cobradores, gestiones de cobros, cuentas por cobrar y otros.
Figura 1: Ciclo de Operación del Efectivo.
FORMAS DE RECEPCIÓN DE EFECTIVO.
Las modalidades en la que se puede recibir efectivo en una empresa y son:
a) En efectivo.
b) Por cheque.
c) Por órdenes de pago.
d) Letras de cambio, entre otras.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO.
Los métodos generales y las medidas adoptadas comúnmente por los administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo referente al activo, puede asumirse como sigue:
En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir las siguientes medidas:
1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de caja.
2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:
a) Se minimiza la aparición de errores.
b) Los errores que se presentan se pueden detectar.
c) El fraude no se puede ocultar fácilmente
3. Separación de las actividades relacionadas con los desembolsos de la relación con la recepción de numerario.
4. Todos los ingresos de caja deben ser depositados diariamente en el banco.
5. Todos los egresos de caja deben hacerse mediante cheques, con excepción de los desembolsos de caja chica.
6. La cuenta bancaria debe conciliarse mensualmente y debe hacerlo una persona que no esté directamente involucrada en el manejo o en registro de los ingresos o egresos de caja.
LA CAJA:
Es una cuenta que registra el efectivo que ingrese y salga de la empresa siempre y cuando no sea depositado en la cuenta bancaria. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
Ejemplo: La empresa Multitienda Maturín realiza una venta de contado al Cliente Roberto Fermín por Bsf. 1.800,00. Se le hace una factura identificada con el nro. 3456. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Mercantil. El asiento en el Diario será así:
Figura 2: Asiento Diario de Caja
El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco Banesco. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bsf. 50.000,00 Se ingresará en el Banco un total de Bsf. 62.000,00 EL asiento de Diarios será:
Figura 3: Asiento Diario de Caja y Banco.
LA CAJA CHICA:
Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:
Figura 4: Caja Chica
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
SISTEMA DE FONDO DE CAJA CHICA Y REGISTROS CONTABLES.
a) Creación del fondo de caja chica: Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargando la caja chica y abonando bancos. La cuenta de caja chica puede ser una cuenta auxiliar de la cuenta de mayor que es caja. Ejemplo:
Figura 5: Asiento de cuenta Caja Chica y Banco.
b) Erogaciones a través del fondo de caja chica: El responsable de la caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efectué mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos.
Figura 6: Asiento Gastos de Caja Chica
c) Reposición del fondo de caja chica: Cuando el encargado del fondo considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolso que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de cada chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algún desembolso y abonarse a bancos.
Figura 7: Asiento Reposición de Caja Chica.
d) Incremento o disminución del fondo de caja chica: Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable deberá hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.
Figura 8: Asiento Incremento de Fondo de Caja Chica.
e) Corte de caja chica: Cuando un cajero maneja un fondo de caja que sirve exclusivamente para tener cambio disponible y recibe el dinero en efectivo de las ventas de la empresa, queriendo decir con esto que tiene siempre un saldo variable de la misma. Se deberá contar diariamente el dinero y comprobar que coincida con el saldo de la caja, retirándole el dinero de las ventas y dejando siempre el mismo saldo mínimo. Ejemplo:
Figura 9: Corte de Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado. Un Ejemplo del modelo de recibo de caja chica o caja menor es el siguiente:
Figura 10: Modelo de Recibo de Caja Chica o Menor.
EL ARQUEO DE CAJA:
Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada » Diferencias de Caja». Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta «Diferencias de Caja» se deberá cancelar contra la de «Pérdidas y Ganancias».
Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para pequeños pagos en determinado lapso.
– Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la empresa.
– Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad, establecer qué persona debe autorizar los pagos con el efectivo del fondo fijo)
– El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y guardará constancia que justifique los pagos hechos
– Cuando el fondo esté a punto de agotarse, o en cierto período de tiempo prestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y así sucesivamente.
No se afectó la cuenta «Caja Chica» ya que ésta se moviliza solamente cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se decide disminuir el fondo.
INSTRUCCIONES PARA REALIZAR UN ARQUEO DE CAJA.
NOTA: si el arqueo arroja un sobrante, este se debe depositar como otros ingresos y si arroja un faltante, este debe ser re-integrado en dicho momento.
CÉDULA DEL ARQUEO DE CAJA CHICA.
– Encabezado: Conformado por el Nombre de la compañía, Mención de ser arqueo de Caja Chica y la fecha del arqueo.
– Cuerpo: Consiste en listar las monedas, los billetes, los cheques y los comprobantes que tenga en su poder el cajero.
– Firmas: Debe llevar el Nombre y firma del cajero así como también el nombre y firma de las personas que llevaron a cabo el arqueo.
Ejemplo:
Figura 11: Cédula de Arqueo de Caja Chica.
TRATAMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES DE CAJA CHICA:
Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo, entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja Chica.
Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay dos alternativas:
En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposición por lo que le falta al efectivo para volver a tener su fondo fijo completo. Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de Otros Ingresos denominada «Sobrante de Caja Chica».
Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina y no se ha emitido el cheque de reposición, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos y con abono transitorio a la cuenta «Caja Chica». Ejemplo:
ARQUEO DE CAJA MULTITIENDA MATURÍN, S.A.
Figura 12: Arqueo de Faltantes y sobrantes de Caja Chica.
BANCO:
Donde hay dinero que la empresa deposita, cuando hay demasiado dinero en caja y para que no se desvalorice se deja en banco aconsejable con depósitos a plazo para que gane un poco de intereses. Esta dentro de los Activos Circulantes, clasificada en Disponibles.
CUENTA CORRIENTE:
Es un indicador económico que resume el flujo de todos los bienes, servicios, ingresos y pagos desde y hacia el país. El informe actúa como un indicador de cómo la economía del país interactúa con el resto del mundo.
LA CONCILIACIÓN BANCARIA:
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
MÉTODOS PARA ELABORAR UNA CONCILIACIÓN BANCARIA.
Existen dos registros del efectivo del negocio: La cuenta de Efectivo en Banco que lleva la Empresa en su propio mayor general y el Estado de Cuenta del Banco que muestra el importe real de efectivo que tiene la empresa en el Banco.
Cada mes el banco está en la obligación de enviar a las empresas que tienen una cuenta corriente abierta en esa entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mes.
Generalmente este saldo, que trae el estado de cuenta que envía el banco mensualmente, no coincide con el saldo que la cuenta “Efectivo en Banco» refleja en los libros de la empresa; en este caso se requiere hacer una Conciliación Bancaria cada mes, para determinar las causas de las diferencias existentes y de conseguir el saldo correcto.
Quizás los saldos en libro de la empresa y el estado de cuenta del banco muestren importes diferentes pero a pesar de ello ambas están bien. La diferencia se produce debido a la demora en el tiempo de registrar ciertas operaciones. Cuando una empresa extiende un cheque realiza de inmediato un crédito en su cuenta Efectivo en Banco, sin embargo, el Banco no rebajará este importe del cheque hasta que lo reciba para su pago.
Esto puede tomar días, incluso semanas, si el beneficiario demora en cobrar el cheque. De igual forma la empresa hace un débito a Efectivo en Banco por todos los ingresos de efectivo pero quizás se necesite un día o más para que el Banco aumente ese importe al saldo de la cuenta de la empresa.
El buen control interno significa conocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo. En este caso el contador tiene que explicar los motivos de las diferencias que existen entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada.
A este proceso se le conoce como conciliación bancaria. Si se hace en forma apropiada, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.
Algunas partidas comunes que ocasionan diferencias entre el saldo en el banco y en los libros de la empresa son:
– Se ha cerrado la cuenta del girador.
– La fecha está vencida. Está regulado que caducan a los 60 días.
– La firma no está autorizada.
– El cheque ha sido alterado.
– El cheque presenta tachadura o las cifras son confusas.
– El cheque utilizado no es adecuado.
PASOS A SEGUIR EN LA PREPARACIÓN DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA.
1. Se comienza con dos cifras, el saldo que aparece en el estado de cuenta del banco (saldo según el banco) y el saldo de la cuenta Efectivo en Banco de la empresa (saldo según libros).
2. Aumentar, o disminuir, al saldo del banco aquellas partidas que aparecen en los libros pero no en el estado de cuenta del banco:
3. Aumentar o disminuir, del saldo en libros de la empresa aquellas partidas que aparecen en el estado de cuenta del banco pero no en los libros de la empresa.
4. Calcular el saldo del banco ajustado y el saldo en libro ajustado. Los dos saldos ajustados deben ser iguales.
5. Realizar los asientos de diario correspondientes a cada partida que se describe en el punto 3, es decir, cada partida que aparece en la sección de libros de la empresa porque afectan el efectivo.
6. Corregir todos los errores en libros y notificar al banco de cualquier error cometido por el banco que se haya detectado por la empresa.
7. La conciliación bancaria debe ser firmada por la persona que lo realizó y aprobada por el contador.
8. Siempre debe conservarse un ejemplar de la conciliación bancaria en archivo, por cuanto es un documento que los auditores siempre solicitan para su comprobación.
A continuación se muestran detalladamente ejemplos de los diferentes modelos de Métodos de Conciliación Bancaria existentes.
Método de Saldo Correcto
CONCILIACIÓN BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha
Figura 13: Conciliación Bancaria Método Saldo Correcto a partir del Saldo del estado de Cuentas del Banco.
Figura 14: Conciliación Bancaria Método Saldo Correcto a partir del Saldo en Libro de la Empresa.
Método Encontrado.
CONCILIACIÓN BANCARIA
Nombre de la Empresa
Fecha
Contabilidad Informativa 